الهدف من الوظيفة:

المساعدة الإدارية في القسم الإداري وشؤون الموظفين

المهام والمسؤوليات:

على صعيد التسجيل: (60 % من الوقت

المشاركة في عملية البحث وإدخال بيانات الأطراف المعنية ضمن نظام قاعدة البيانات.
المشاركة كجزء من الفريق الإداري في المؤسسة بدعوة وتسجيل المشاركين في فعاليات المؤسسة (المشاركة الأولية والمشاركة الفعلية في الحدث عبر إصدار بطاقات المشاركة في الفعالية)
المتابعة مع المشاركين في مؤتمرات/ فعاليات المؤسسة لتأكيد مشاركتهم وتجميع بياناتهن.ومن ثمّ تحديثها ضمن نظام CRM  الخاص بالمؤسّسة.
متابعة تحديث برنامج نظام قاعدة البيانات والتنسيق لتجميع المعلومات المطلوبة للتحديث السنوي للبرنامج..
العمل على تجميع كافّة البيانات الخاصّة بالمؤسّسة وإدخالها ضمن قاعدة البيانات.
المتابعة على تحديث معلومات الاشخاص المتوفرة في قاعدة البيانات.
البحث ضمن قاعدة البيانات عن أشخاص معيّنين.
إعداد الاحصائيات والبيانات الخاصّة بالمؤسّسة وفعالياتها.
المشاركة في عملية البحث عن بيانات بعض الأفراد أو المؤسسات.
 

التأمين الصحي- الصندوق الوطني للضمان الاجتماعي: (10 % من الوقت)

متابعة تسجيل كامل موظفي المؤسسة بالتأمين الصحي.
متابعة فواتير الموظفين وحالاتهم.
حذف الموظفين المنتهية خدماتهم من التأمين الصحي.
تحضير دوري لإفادات العمل الخاصة بفرعي المرض والأمومة في الصندوق الوطني للضمان الاجتماعي
 

قسم الأرشيف والمعلومات: (10 % من الوقت)

أرشفة المراسلات الخاصة بالمؤسّسة حسب أرقام الصادر والوارد.
حفظ الاتفاقيات والعقود الخاصة بالمؤسّسة.
تنظيم الوثائق والملفات الخاصة بالعمل و تحديثها.
جرد الوثائق والإصدارات ميدانياً ومطابقة الأرشفة الميدانية مع الأرشفة الإلكترونية.
تزويد الموظفين حسب صلاحياتهم بالمستندات المطلوبة.
جدولة وتنسيق الاجتماعات والمقابلات والأحداث الخاصة بالقسم.
إعداد محاضر الاجتماعات عند الحاجة
 

على صعيد إدارة الموارد البشرية: (20% من الوقت)

تطبيق سياسات المؤسسة الداخلية
تحضير التعاميم الإدارية
تحضير مستحقات الموظفين من المواصلات
المساعدة في جميع جوانب التنظيم الإداري،
المساعدة في تصوير المستندات الخاصة بالقسم الإداري والإدارة العامة.
استقبال طلبات التوظيف الجديدة وفرزها ومتابعة إدراجها في قاعدة البيانات الخاصة بالتوظيف.
إدخال بيانات جميع الموظفين إلى نظام  “payroll”
إعداد العقود الاستشارية الخاصة بالقسم. ومتابعة تجديدها
تجميع بيانات الموظفين الجدد وأرشفتها وإدخالها إلى النظام المعتمد.
إدخال أعطال الموظفين إلى النظام المعتمد.
المساعدة في عملية نشر وظائف المؤسسة عبر موقع المؤسّسة والمواقع التي تشارك بها المؤسسة.
مساعدة مدير القسم في أي من المهام الموكلة إليه.
المشاركة في الأرشفة الورقية والإلكترونية للقسم.
المشاركة في التحضير للتدريبات الخاصة بموظفي المؤسّسة.
المشاركة في التحضير لكافة النشاطات الخاصة بموظفي المؤسّسة.